Zásady ochrany osobních údajů

TOP CODE a W H P TECHNIK

Účelem těchto zásad je seznámit zákazníky, dodavatele, příp. návštěvníky webových stránek obchodní společnosti W H P TECHNIK s.r.o. s tím, jakým způsobem jsou zpracovávány a chráněny jejich osobní údaje, které společnosti svěří. V tomto dokumentu naleznete základní informace, které mohou sloužit k uplatnění Vašich práv ve vztahu ke zpracování Vašich osobních údajů. W H P TECHNIK s.r.o. provádí zpracování Vašich osobních údajů vždy transparentně a férově, v souladu se všemi právními předpisy, které zpracování osobních údajů upravují.

Obchodní korporace W H P TECHNIK s.r.o., IČ: 607 17 971, se sídlem Kroftova 2619/45, Žabovřesky, 616 00 Brno, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně, sp. zn. C 16231 (dále také jen „W H P TECHNIK“ nebo „správce“ nebo „my“), v rámci činností souvisejících s poskytováním technické podpory, poradenství a realizace prodeje a servisu výrobků v oblasti identifikačních systémů s využitím čárových kódů a paměťových čipů a dodávek měřicí techniky a automatizačních prvků zpracovává osobní údaje svých zákazníků, dodavatelů nebo návštěvníků webových stránek www.topcode.cz a www.whp.cz. Správce provádí zpracování osobních údajů tak, aby bylo vždy transparentní, předvídatelné a respektovalo práva všech zúčastněných.

1. W H P TECHNIK jako správce osobních údajů

Ve vztahu ke zpracovávání osobních údajů je W H P TECHNIK podle zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále také jen „Nařízení“ nebo „GDPR“) správcem osobních údajů. Správce rozhoduje o tom, jak bude probíhat zpracování osobních údajů a za zpracování osobních údajů, které provádí, nese plnou odpovědnost.

Zpracováním osobních údajů se rozumí jakákoliv operace nebo soubor operací, které jsou prováděny s osobními údaji nebo soubory osobních údajů pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

Osobními údaji mohou být veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále jen „subjekt údajů“). GDPR stanoví, že identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

Osobními údaji zvláštní kategorie jsou takové údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, a zpracování genetických údajů, biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a údajů o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby.

Subjekty údajů jsou v rámci činnosti správce zejména zákazníci, dodavatelé a návštěvníci webových stránek www.topcode.cz a www.whp.cz, příp. další osoby.

2. Kategorie osobních údajů, které jsou zpracovávány

W H P TECHNIK zpracovává zejména tyto osobní údaje zákazníků, dodavatelů a návštěvníků webových stránek:

• identifikační údaje osob (jméno, příjmení nebo obchodní firma, IČO nebo DIČ),
• kontaktní poštovní adresa nebo e-mailová adresa,
• telefonní číslo,
• platební nebo bankovní údaje,
• jiné osobní údaje, které se vztahují k plnění smlouvy nebo jiných povinností.

W H P TECHNIK nezpracovává osobní údaje zvláštní kategorie zákazníků, dodavatelů, návštěvníků webových stránek, resp. třetích osob.

3. Účel a právní titul zpracování osobních údajů

Zpracování osobních údajů W H P TECHNIK provádí zejména za účelem uzavření a následného plnění smluvních závazků uzavřených mezi W H P TECHNIK a subjektem údajů (zákazníkem nebo dodavatelem). Účelem zpracování osobních údajů je dále plnění zákonných povinností, které z těchto smluvních závazků pro W H P TECHNIK vyplývají (např. vedení účetnictví, evidence zakázek).

Právním titulem pro zpracování osobních údajů může tedy být plnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje na základě právních předpisů (zejména na základě zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů).

Zpracování osobních údajů může W H P TECHNIK provádět v některých případech také na základě svých oprávněných zájmů, kterými se mají na mysli zejména ochrana majetku správce a třetích osob, ochrana hospodářských zájmů a dobré pověsti správce, účely směřující k zahájení a vedení soudního či rozhodčího řízení nebo bezpečnost webových stránek www.topcode.cz a www.whp.cz.

Pro zajištění maximálního klientského servisu může W H P TECHNIK také informovat své zákazníky a dodavatele, příp. návštěvníky webových stránek, kteří se k newsletteru přihlásí, o nejdůležitějších akcích a novinkách, např. o tom, jaké zboží nově nabízí. I v tomto případě tak může W H P TECHNIK zpracovávat Vaše osobní údaje na základě svých oprávněných zájmů. Rozesílání těchto informací máte vždy možnost obratem odmítnout.

Zpracování osobních údajů provádíme jak manuálně, tak automaticky. Profilování nebo automatizované rozhodování neprovádíme.

4. Povinnost osobní údaje poskytnout

Vzhledem ke smluvním závazkům, které W H P TECHNIK se svými zákazníky a dodavateli uzavírá, může být poskytnutí osobních údajů smluvním i zákonným požadavkem (zejména v souvislosti s účetními a daňovými právními předpisy).

Poskytnutí osobních údajů v souvislosti s uzavíráním smluvního závazku je tedy nezbytným požadavkem pro založení konkrétního právního vztahu a plnění práv a povinností, které z něj vznikají. Bez poskytnutí osobních údajů pro tyto účely nelze smluvní závazek uzavřít.

5. Předávání osobních údajů

S plněním smlouvy souvisí i povinnost předávat osobní údaje finanční správě nebo jiným orgánům veřejné moci (Policie ČR, orgány činné v trestním řízení, soudy atp.). Povinnost předat osobní údaje tímto způsobem vyplývá W H P TECHNIK z právních předpisů.

Osobní údaje mohou být dále předány smluvním partnerům W H P TECHNIK, například přepravní společnosti, externímu dodavateli služby (účetnictví), správci software, dodavateli právních, pojišťovacích služeb atp. Pokud je smluvní partner v pozici zpracovatele, W H P TECHNIK důsledně dbá na splnění všech povinností vyplývajících z čl. 28 Nařízení.

W H P TECHNIK nepředává osobní údaje do třetí země nebo mezinárodní organizaci.

6. Základní zásady zpracování osobních údajů

Základní zásady zpracování osobních údajů patří mezi nejdůležitější pravidla pro zpracování osobních údajů, a jako takové je respektujeme a dodržujeme. Jedná se o tyto základní zásady:

Zásadu zákonnosti, korektnosti, transparentnosti

• osobní údaje nezpracováváme, pokud nemáme důvod (právní titul) ke zpracování,
• s Vašimi osobními údaji nakládáme férově a vždy tak, jak bychom si přáli, aby ostatní správci nakládali s našimi osobními údaji,
• vždy se snažíme, abyste měli detailní informace o tom, jakým způsobem zpracováváme právě Vaše osobní údaje.

Zásadu omezení účelu

• účely zpracování nekombinujeme, pokud si to subjekt údajů výslovně nepřeje.

Zásadu minimalizace údajů

• nezpracováváme osobní údaje, které nezbytně nepotřebujeme,
• v průběhu zpracování kontrolujeme, jestli nám osobní údaj nechybí nebo naopak nepřebývá.

Zásadu přesnosti

• snažíme se vždy dbát na to, aby všechny údaje odpovídaly skutečnosti.

Zásadu omezení uložení

• osobní údaje si ponecháváme pouze po dobu nezbytně nutnou; pokud osobní údaje už nepotřebujeme, přistoupíme k jejich odstranění.

Zásadu integrity a důvěrnosti

• dbáme na zabezpečení osobních údajů nastavením organizačních (pečlivě chráníme dokumentaci a zabezpečujeme svoje prostory) i technických (dbáme na odpovídající IT zabezpečení počítačů i sítě) pravidel.

7. Doba, po kterou jsou osobní údaje zpracovávány

W H P TECHNIK ukládá osobní údaje v souladu se lhůtami stanovenými příslušnými právními předpisy, příp. po dobu, která je nezbytná pro účely, pro které jsou osobní údaje zpracovávány. Obecně se jedná o 3 roky.

8. Práva subjektu údajů

Subjekt údajů má právo mít co největší kontrolu nad nakládáním s jeho osobními údaji. Na základě právních předpisů proto máte následující práva, která u nás můžete uplatnit:

Právo na přístup k osobním údajům

• můžete nás požádat o sdělení, zda vůbec zpracováváme Vaše osobní údaje,
  pokud ano, můžete požadovat informace o tom, jaké údaje a jakým způsobem zpracováváme, z jakého zdroje údaje pocházejí… - obecně všechny informace o zpracování Vašich údajů.

Právo na opravu nebo doplnění Vašich údajů

• pokud se domníváte, že zpracováváme nesprávné osobní údaje, můžete požádat o jejich opravu nebo doplnění,
• v souladu s našimi technickými možnostmi provedeme opravu nebo doplnění Vašich údajů.

Právo na výmaz Vašich údajů

• pokud se domníváte, že již Vaše osobní údaje nepotřebujeme, stále je však zpracováváme, můžete nás požádat o výmaz Vašich údajů,
• v některých případech Vám však nemůžeme vyhovět, například proto, že běží zákonem stanovená lhůta pro archivaci příslušných dokumentů – v takovém případě Vám situaci v odpovědi blíže vysvětlíme.

Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů

• nastane-li problém nebo spor ohledně zpracování osobních údajů, tak omezíme zpracování osobních údajů do té doby, než se vše vyjasní.

Právo na přenesení Vašich údajů jinam

• pokud osobní údaje zpracováváme v elektronické formě, můžete požádat o přenesení údajů k jinému správci (je-li to v konkrétním případě možné).

Právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů

• nebudete-li souhlasit se zpracováním osobních údajů s ohledem na náš oprávněný zájem, můžete vznést námitku,
• pokud neprokážeme, že oprávněný zájem skutečně máme, zpracování osobních údajů ukončíme.

Žádost subjektu údajů vyřídíme bezplatně, a to do třiceti dnů. Pokud by byla žádost složitá, můžeme lhůtu prodloužit o šedesát dní. Budou-li žádosti opakované nebo nepřiměřené, lze požadovat uhrazení poplatku. O případných poplatcích vždy budete informováni předem.

Pro uplatnění těchto práv nebo pro získání bližších informací týkajících se zpracování osobních údajů nás můžete kontaktovat na emailové adrese whp@whp.cz.

Na dodržování práv a povinností vyplývajících z Nařízení a zákona o zpracování osobních údajů dohlíží Úřad na ochranu osobních údajů, IČO: 70837627, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, na který se můžete obrátit prostřednictvím emailu posta@uoou.cz nebo datovou zprávu do datové schránky qkbaa2n. Bližší informace o dozorové činnosti jsou k dispozici na https://www.uoou.cz/.

9. Platnost zásad a jejich změny

Tyto zásady ochrany osobních údajů jsou platné od 1. 2. 2022.
Zásady mohou být měněny a aktualizovány s ohledem na změnu okolností ohledně zpracování osobních údajů.